Uw privacy bij de behandeling van een klacht


Om u zo goed mogelijk verder te helpen, verwerkt de federale Ombudsman een aantal van uw persoonlijke gegevens. Als zogenaamde “verwerkingsverantwoordelijke” springt hij voorzichtig om met die gegevens, want hij vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van burgers belangrijk.

De federale Ombudsman gebruikt uw persoonlijke gegevens conform de Belgische wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de bescherming van de verwerking van persoonsgegevens en de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Welke gegevens?

Om uw klacht goed te kunnen behandelen,  vragen wij uw persoonsgegevens, zoals uw naam, voornaam, contactgegevens, informatie over de klacht, …. Deze informatie kan soms gevoelige gegevens bevatten zoals gezondheidsgegevens of gerechtelijke gegevens.

Hoe gaan wij om met uw persoonlijke informatie?

Het team van de federale Ombudsman heeft toegang tot de informatie die u doorgeeft, en dat uitsluitend om zijn opdrachten uit te oefenen. De verzamelde gegevens worden nooit voor commerciële doeleinden ingezet. Het team van de federale Ombudsman behandelt deze informatie vertrouwelijk en is gebonden door het beroepsgeheim.

Wanneer we uw klacht behandelen,  delen  we de persoonlijke gegevens die u ons doorgeeft enkel mee aan de betrokken federale overheidsdienst(en) en zo nodig aan iemand die u vertegenwoordigt (advocaat, iemand met en volmacht, …). In dit laatste geval wordt u hiervan op de hoogte gebracht.

Wanneer niet de federale Ombudsman maar een andere ombudsman bevoegd is om uw klacht te behandelen, zijn wij wettelijk verplicht om uw klacht (met uw persoonlijke gegevens) door te zenden naar die andere ombudsman.

Wanneer noch de federale Ombudsman noch een andere ombudsman bevoegd is om uw klacht te onderzoeken, dan bezorgen wij u de gegevens van de klachtendienst of andere dienst die uw klacht kan onderzoeken. Enkel als u het ons uitdrukkelijk vraagt, bezorgen we de klacht met uw gegevens aan die dienst.

De verslagen van de federale Ombudsman onthullen de identiteit van de mensen die beroep deden op ons niet. In onze jaarverslagen zijn geanonimiseerde statistieken opgenomen over het aantal klachten en informatievragen die we dat betrokken jaar kregen, de ontvankelijkheid en behandelingstermijn ervan, enz. Hierin zitten evenwel geen persoonsgegevens. Onze verslagen of andere communicatiekanalen zoals berichten op de website, brochures of persberichten bevatten ook voorbeelden geïnspireerd door klachten ter illustratie van de problematieken die we behandelen. Wij letten erop dat in die voorbeelden de persoon of personen die de klacht bij ons heeft/hebben ingediend niet geïdentificeerd kan/kunnen worden.

Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke informatie?

Wij bewaren de persoonsgegevens zolang het onderzoek of de klacht loopt en zolang die gegevens door een rechter opgevraagd zouden kunnen worden als bewijs.

Welke rechten heeft u over uw persoonsgegevens?

Volgens de wetgeving over gegevensbescherming, heeft u recht op inzage/kopie, recht op verbetering, recht op bezwaar, recht op beperking van verwerking en recht op verwijdering om controle te houden over uw persoonsgegevens:

     1. Recht op inzage / kopie: mag u uw persoonsgegevens inkijken/kan u een kopie krijgen van uw persoonsgegevens?

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij over u hebben. We kunnen er u ook een gratis kopie van geven.

     2. Recht op verbetering: kan u uw persoonsgegevens corrigeren?

Als u denkt dat uw gegevens niet meer juist zijn, kan u ons vragen om deze zo snel mogelijk te verbeteren.

     3. Recht op bezwaar: kan u ons vragen om te stoppen met het verwerken van uw gegevens?

U heeft het recht om ons vragen om te stoppen met de behandeling van uw klacht (en dus het verwerken van uw persoonsgegevens).

     4. Recht op beperking van de verwerking: kan u de verwerking van uw persoonsgegevens beperken?

U kan vragen om de verwerking van  uw persoonsgegevens te beperken wanneer:
- u vindt dat de persoonsgegevens niet meer juist of actueel zijn;
- de verwerking onrechtmatig is en u deze wenst te beperken in plaats van te wissen;
- de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor de verwerkingsdoeleinden, maar u deze wel nodig heeft voor rechtsvordering;
- u het recht van bezwaar heeft uitgeoefend en in afwachting daarvan uw persoonsgegevens wenst te beperken.

     5. Recht op verwijdering? Kan u ons vragen uw persoonsgegevens te verwijderen? 

U kan ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen, tenzij de verwerking ervan gebaseerd is op het algemeen belang, zoals archiveringsdoeleinden, een wettelijke verplichting of in het kader van rechtsvordering.

Vragen

Heeft u een vraag over uw persoonsgegevens of wenst u één van uw rechten uit te oefenen? Contacteer ons gerust:

dpo@federaalombudsman.be
Federale Ombudsman – DPO
Leuvenseweg 48 bus 6 
1000 Brussel

Als u ons contacteert om uw rechten uit te oefenen dan antwoorden wij u binnen 1 maand na ontvangst. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum 3 maanden), maar dan laten wij u binnen 1 maand na ontvangst weten hoe dat komt.

We willen u graag goed verder helpen, maar als u niet tevreden bent, kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit van België.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring is nog in ontwikkeling en in de toekomst zijn wijzigingen dus mogelijk. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina.